Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen dabei als XML vor: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung und Positionen stehen in fest definierten Feldern und lassen sich von Buchhaltungsprogrammen ohne Abtippen übernehmen.
Im Alltag sind viele Schreibweisen gebräuchlich: E-Rechnung, eRechnung, e-Rechnung oder einfach erechnung. Gemeint ist immer dasselbe: die strukturierte, maschinenlesbare Rechnung.
Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei gilt steuerlich als sonstige Rechnung. Sie ist zwar digital, aber nicht strukturiert: Ein Programm muss die Angaben erst aus dem Bild oder Text herauslesen. Eine E-Rechnung ist deshalb entweder eine reine XML-Datei wie die XRechnung oder ein PDF mit eingebetteten XML-Daten wie bei ZUGFeRD. Bei dieser Hybridform ist der XML-Teil rechtlich maßgeblich.
E-Rechnungspflicht: der Zeitplan
Die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt und läuft in Stufen:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Mail-Adresse zum Empfang genügt. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergangszeit: Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF dürfen weiter ausgestellt werden, andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben zulässig. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Verkehr E-Rechnungen ausstellen. |
Wer ist betroffen – und was ist ausgenommen?
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind, unabhängig von Branche und Größe. Auch Freiberufler und Selbstständige müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausgenommen vom Ausstellen einer E-Rechnung sind insbesondere:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG beim Ausstellen – den Empfang müssen auch sie sicherstellen
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt die Pflicht zur E-Rechnung bereits seit 2020. Dort wird in der Regel die XRechnung verlangt.
Welche Formate sind zulässig?
Zulässig ist jedes Format, das der EN 16931 entspricht. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | reine XML-Datei | PDF mit eingebetteter XML-Datei |
| für Menschen lesbar | nur mit Anzeigeprogramm | ja, als PDF |
| typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber, B2B | B2B, Übergang von der PDF-Rechnung |
| Norm | EN 16931 (deutsche Ausprägung) | EN 16931 ab Profil BASIC |
Mehr dazu: XRechnung erklärt · ZUGFeRD erklärt
E-Rechnungen richtig empfangen und archivieren
Wer eine E-Rechnung erhält, muss sie in ihrer elektronischen Form aufbewahren – ein Ausdruck reicht nicht. Die Aufbewahrung richtet sich nach den GoBD: unveränderbar, vollständig und jederzeit lesbar. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Praktisch heißt das: die XML-Datei speichern, prüfen, freigeben und revisionssicher ablegen.
E-Rechnungen erstellen mit e-rechnung pro
e-rechnung pro ist eine Software für die E-Rechnung, die lokal auf Ihrem Rechner oder Ihrem eigenen Server läuft – ohne Cloud-Zwang. Sie deckt den gesamten Ablauf ab:
- Erstellen: Ausgangsrechnungen als XRechnung 3.0 (UBL) sowie als ZUGFeRD-Rechnung (PDF/A-3)
- Prüfen: Validierung gegen die EN 16931, optional mit dem offiziellen KoSIT-Validator
- Empfangen: XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X einlesen, anzeigen und über einen Freigabe-Workflow bearbeiten
- Archivieren: GoBD-orientierte Ablage mit Prüfsumme (SHA-256)
- Weitergeben: DATEV-Export für die Steuerberatung, Mahnwesen, GiroCode für die Zahlung