Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) herausgegeben. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride Rechnung: ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das die Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Menschen lesen das PDF, Programme lesen die XML-Daten.
Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD inhaltlich identisch mit dem französischen Standard Factur-X. Die eingebettete XML-Datei verwendet die Syntax UN/CEFACT CII und heißt in der Regel factur-x.xml.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der strukturierten Daten unterscheiden. Für die E-Rechnungspflicht ist das Profil entscheidend:
| Profil | Inhalt | E-Rechnung nach § 14 UStG? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur Kopfdaten zur Buchung | nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | nein |
| BASIC | Kopfdaten und Positionen | ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | vollständig nach EN 16931 | ja |
| EXTENDED | EN 16931 plus Zusatzfelder für komplexe Abläufe | ja |
| XRECHNUNG | entspricht den Regeln der XRechnung | ja |
Wichtig: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sind die XML-Daten maßgeblich. Weichen PDF und XML voneinander ab, gelten die strukturierten Daten.
ZUGFeRD oder XRechnung?
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Datei | PDF mit eingebetteter XML | reine XML-Datei |
| ohne Spezialsoftware lesbar | ja | nein |
| öffentliche Auftraggeber | teilweise (Profil XRECHNUNG) | Standard |
| Stärke | vertrautes PDF, sanfter Umstieg | schlank, eindeutig, maschinell optimal |
Für den Rechnungsverkehr mit Unternehmen ist ZUGFeRD beliebt, weil der Empfänger auch ohne E-Rechnungs-Software ein lesbares Dokument erhält. Für Behörden ist die XRechnung die sichere Wahl.
ZUGFeRD-Rechnung lesen und prüfen
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie jedes andere PDF. Ob Daten eingebettet sind, zeigt ein PDF-Programm unter „Anhänge". Für die Buchhaltung zählt aber der Inhalt der XML-Datei: Er sollte ausgelesen, gegen die EN 16931 geprüft und mit dem Druckbild abgeglichen werden.
E-Rechnungen als PDF mit e-rechnung pro
- Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD-Rechnung im Format PDF/A-3 mit eingebetteter
factur-x.xml(CII, Profil XRECHNUNG) - geprüft mit dem Mustang-Validator (PDF/A und XML) und dem KoSIT-Validator
- eingehende ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen werden erkannt, eingelesen und geprüft – auch EN 16931, BASIC und EXTENDED
- Archivierung und DATEV-Export für die Steuerberatung