Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen. Herausgegeben wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei: Sie enthält alle Rechnungsdaten in fest definierten Feldern, aber kein Druckbild.
Technisch gibt es die XRechnung in zwei Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide sind gleichwertig; die Rechnungseingangsplattformen der öffentlichen Hand akzeptieren beide.
Wofür wird die XRechnung gebraucht?
- Rechnungen an den Bund: Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung E-Rechnungen einreichen, in der Regel als XRechnung über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes.
- Rechnungen an Länder und Kommunen: Viele Länder haben eigene Regelungen mit vergleichbaren Anforderungen.
- Rechnungen an Unternehmen: Im Rahmen der E-Rechnungspflicht ist die XRechnung auch im B2B-Verkehr ein zulässiges Format.
Die Leitweg-ID
Öffentliche Auftraggeber verlangen in der XRechnung eine Leitweg-ID. Sie identifiziert die Stelle, an die die Rechnung geht, und steht im Feld „Käuferreferenz" (Buyer Reference, BT-10). Die Leitweg-ID erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber, meist mit dem Auftrag oder der Bestellung. Fehlt sie, wird die Rechnung in der Regel abgewiesen.
Welche Angaben braucht eine XRechnung?
Neben den üblichen Rechnungsangaben nach § 14 UStG verlangt die XRechnung einige zusätzliche Felder. Häufig vergessen werden:
- Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (BT-10)
- elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer, meist die E-Mail-Adresse (BT-34, BT-49)
- Kontaktdaten des Verkäufers: Ansprechpartner, Telefon, E-Mail
- Zahlungsangaben mit IBAN bei Überweisung
- Einheitencodes für Mengen und Umsatzsteuer-Kategorie je Position
XRechnung prüfen: Validierung mit dem KoSIT-Validator
Ob eine XRechnung gültig ist, lässt sich maschinell prüfen. Die KoSIT stellt dafür einen offiziellen Validator mit den jeweils aktuellen Prüfregeln bereit. Er prüft das XML-Schema, die Geschäftsregeln der EN 16931 und die zusätzlichen Regeln der XRechnung. Eine Rechnung, die hier Fehler zeigt, wird von Rechnungseingangsplattformen oft abgelehnt – deshalb gehört die Prüfung vor jeden Versand.
XRechnung lesen und anzeigen
Weil die XRechnung kein Druckbild enthält, braucht der Empfänger ein Programm, das die XML-Daten lesbar darstellt. Eine gute Software zeigt die Rechnung wie gewohnt an, prüft sie und übernimmt die Daten in die Buchhaltung.
XRechnung erstellen mit e-rechnung pro
- Ausgangsrechnungen als XRechnung 3.0 in der Syntax UBL, Gutschriften als eigenes CreditNote-Dokument
- Pflichtfelder wie Leitweg-ID, Kontaktdaten und Zahlungsangaben direkt im Formular
- Validierung gegen die EN 16931, optional mit dem offiziellen KoSIT-Validator, den die Installation automatisch einrichten kann
- Eingangsrechnungen im XRechnung-Format einlesen, lesbar anzeigen und freigeben
- zusätzlich als ZUGFeRD-Rechnung (PDF/A-3, Profil XRECHNUNG) für Empfänger, die ein Druckbild wünschen
Die Software läuft lokal auf Windows, macOS oder Linux – auf Wunsch auch auf Ihrem eigenen Server.